「なんで、スケジュール通りにいかないのー 」

悩んでる時に、先輩から一言。
先輩 「やまずん、一日の中で’実際に作業できる時間’って、どのくらいか知ってる 」
やまずん「・・えーっと、なんだかんだで５時間くらい・・ですかねぇ・・。うーん・・ 。。」
（ちなみに、私は受付なので受付時間帯は、来客・電話対応の合間しか作業できません。）

で、実際に調べてみました
どうやって調べたかというと、数ヶ月間時間帯ごとの来客対応数 、電話対応数 の統計をとったのです。

つまり、実際の日常の業務はどのくらいのボリュームがあるか、事実を集めたのです。

すると 思ったよりも、随分たくさん対応していることがわかりました
しかも、曜日・時間帯によって、ほとんど作業はできない時間帯があることも・・

今まで、「なんとなく」しかスケジュール立ててなかったんだなぁ・・
「１日２４時間 なのは、どの曜日も一緒 」なんて、
のっぺりとした、メリハリのないスケジュールになってしまっていた
（つまりは、現実に即してないってこと。そりゃ、実現しないわ とほほ ）

そして、更に
うちの受付は、３人体制なのですが、誰かが集中して作業に入らないといけない時、その他の２人で受付業務を担わないといけません。
個々人が、それぞれにスケジュールを立ててしまって、３人とも同じ時間帯に集中する作業を組み込んでしまったら、そもそもの業務である受付業務に支障をきたしてしますのです。

つまり、みんなでバランスの取れたスケジュールでないと、実現しません

スケジュールを立てる時のポイントは、
現実に即していること
実際の業務時間は？それにかかる作業時間は？自分の能力は？現実的に考えましょう
みんなと調整できていること
仕事はみんなで担うもの。みんなのスケジュールとうまく合ってる？
集団として、何が優先課題がヒエラルキーつけられてる？みんなで共有しましょう

これらを踏まえて、スケジュールを立てると、
「え～ん 、スケジュール通りに進まない～ 」なんてこともなくなりました
そして、みんなと共有できてるから、お互いに気遣ったりすることもできるように・・

どうでしょう
仕事の基本ですが、みなさんのスケジュールのヒントになったでしょうか
スケジュールをちゃんと立てられると、みんなが気持ちよく仕事に向かえます
まだ立ててない方は、ぜひ部署みんなで立ててみて下さい